Cách Dùng VLOOKUP Nhiều Điều Kiện: 2 Phương Pháp Đơn Giản

Bạn đang đau đầu vì hàm VLOOKUP quen thuộc lại “bó tay” khi phải dò tìm dữ liệu với nhiều hơn một điều kiện? Đừng lo lắng, đây là một hạn chế phổ biến. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 2 cách đơn giản nhất để giải quyết vấn đề này, giúp bạn xử lý dữ liệu phức tạp một cách chuyên nghiệp.

Tại sao VLOOKUP chuẩn chỉ dùng được 1 điều kiện?

Về bản chất, hàm VLOOKUP được thiết kế để hoạt động giống như cách bạn tra cứu một từ trong từ điển. Nó sẽ quét từ trên xuống dưới trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu bạn chọn. Ngay khi tìm thấy giá trị đầu tiên khớp chính xác với điều kiện, nó sẽ dừng lại và trả về kết quả tương ứng.

Hãy tưởng tượng bạn tìm tên “An” trong danh bạ, VLOOKUP sẽ dừng lại ở người tên “An” đầu tiên nó thấy mà không quan tâm đến họ hay địa chỉ. Chính vì cơ chế này, nó không thể tự phân biệt các dòng có cùng giá trị ở cột tìm kiếm nhưng lại khác nhau ở các cột điều kiện khác. Mục tiêu của chúng ta là “lách luật” bằng cách gộp nhiều điều kiện nhỏ thành một điều kiện duy nhất.

Phương pháp 1: Tạo Cột Phụ (Nối Chuỗi)

Đây là phương pháp đơn giản, trực quan và dễ hiểu nhất, đặc biệt phù hợp cho người mới bắt đầu. Ý tưởng rất đơn giản: chúng ta sẽ tạo một cột mới (còn gọi là cột phụ) để nối các giá trị từ các cột điều kiện lại thành một chuỗi văn bản duy nhất. Sau đó, chỉ cần dùng hàm VLOOKUP như bình thường trên cột mới này.

Ưu điểm của cách này là rất dễ thực hiện, dễ kiểm tra và gỡ lỗi, đồng thời ít ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của file Excel khi làm việc với dữ liệu lớn.

Hướng dẫn chi tiết 3 bước thực hiện

Chúng ta sẽ lấy ví dụ cần tìm “Giá” (cột D) của sản phẩm dựa trên “Tên Sản phẩm” (cột B) và “Hãng” (cột C).

1. Bước 1: Tạo cột phụ và nối chuỗi
   Chèn một cột mới vào bên trái cùng của vùng dữ liệu (ví dụ: cột A). Tại ô đầu tiên của cột mới này (A2), nhập công thức để nối các ô điều kiện. Công thức sẽ là =B2&C2. Sau đó, bạn chỉ cần kéo công thức xuống cho toàn bộ cột.

2. Bước 2: Viết công thức VLOOKUP
   Tại ô bạn muốn nhận kết quả, hãy viết công thức VLOOKUP. Lưu ý rằng giá trị cần tìm (lookup_value) bây giờ cũng là sự kết hợp của các điều kiện. Ví dụ, nếu bạn nhập tên sản phẩm cần tìm vào ô F2 và hãng vào ô G2, công thức sẽ là: =VLOOKUP(F2&G2, A2:D10, 4, 0).

3. Bước 3: Kiểm tra kết quả
   Công thức sẽ tìm chuỗi ký tự được nối từ F2 và G2 (ví dụ: “iPhone 15 Pro MaxApple”) trong cột phụ A mà chúng ta vừa tạo. Khi tìm thấy, nó sẽ trả về giá trị ở cột thứ 4 trong vùng dữ liệu (cột D – Giá).

Lưu ý quan trọng: Cột phụ mới tạo phải là cột đầu tiên trong vùng dữ liệu (table_array) mà bạn chọn cho hàm VLOOKUP. Đây là quy tắc bất biến của hàm này.

Phương pháp 2: Dùng Công Thức Mảng với Hàm CHOOSE (Không cần cột phụ)

Đây là một kỹ thuật nâng cao hơn, phù hợp khi bạn không muốn hoặc không được phép thay đổi cấu trúc của bảng dữ liệu gốc. Phương pháp này sử dụng hàm CHOOSE để tạo ra một “bảng dữ liệu ảo” ngay trong bộ nhớ của Excel mà không cần thêm cột nào trên trang tính.

Ưu điểm chính của cách này là giữ nguyên vẹn bảng dữ liệu gốc và trông chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, công thức sẽ phức tạp, khó hiểu và khó gỡ lỗi hơn so với cách dùng cột phụ.

Cấu trúc công thức và ví dụ áp dụng

Công thức này hoạt động bằng cách tạo ra một bảng ảo có 2 cột: cột 1 là sự kết hợp của các điều kiện, và cột 2 là cột chứa kết quả bạn muốn lấy.

• Cấu trúc chung:
  =VLOOKUP(ĐiềuKiện1&ĐiềuKiện2, CHOOSE({1,2}, VùngĐiềuKiện1&VùngĐiềuKiện2, VùngKếtQuả), 2, 0)

• Giải thích các thành phần:

  • ĐiềuKiện1&ĐiềuKiện2: Giá trị tìm kiếm đã được nối lại, tương tự cách 1.
  • CHOOSE({1,2}, ...): Đây là phần “ảo thuật”. Nó tạo ra một bảng ảo có 2 cột. Cột 1 là VùngĐiềuKiện1&VùngĐiềuKiện2 và Cột 2 là VùngKếtQuả.
  • 2: Yêu cầu VLOOKUP trả về kết quả từ cột thứ 2 của bảng ảo vừa tạo.
  • 0: Tìm kiếm chính xác.

• Ví dụ áp dụng:
  Vẫn với ví dụ trên, công thức để tìm giá sẽ là:
  =VLOOKUP(F2&G2, CHOOSE({1,2}, B2:B10&C2:C10, D2:D10), 2, 0)

Lưu ý BẮT BUỘC: Tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter

Đây là bước cực kỳ quan trọng. Sau khi nhập xong công thức mảng, bạn không được nhấn Enter như bình thường. Thay vào đó, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.

Thao tác này sẽ báo cho Excel biết đây là một công thức mảng và cần xử lý đặc biệt. Dấu hiệu nhận biết bạn đã làm đúng là công thức trên thanh công thức sẽ được tự động bao quanh bởi cặp dấu ngoặc nhọn { }.

Nếu bạn chỉ nhấn Enter, công thức có thể trả về lỗi #VALUE! hoặc kết quả sai. Nếu cần chỉnh sửa công thức, bạn cũng phải kết thúc bằng tổ hợp phím này một lần nữa.
Lưu ý: Với các phiên bản Excel 365 mới nhất có tính năng Dynamic Arrays, bạn có thể không cần nhấn Ctrl + Shift + Enter. Tuy nhiên, đây vẫn là kiến thức nền tảng quan trọng cần biết.

So sánh nhanh: Ưu và nhược điểm của 2 phương pháp

Để dễ dàng lựa chọn, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:

Xử lý lỗi và Các lưu ý quan trọng

• Thứ tự nối chuỗi: Thứ tự các điều kiện khi bạn nối chuỗi phải nhất quán. Nếu cột phụ của bạn là Tên&Hãng, thì giá trị tìm kiếm cũng phải là Tên&Hãng chứ không phải Hãng&Tên.
• Xử lý lỗi #N/A: Khi VLOOKUP không tìm thấy kết quả, nó sẽ trả về lỗi #N/A. Để bảng tính trông chuyên nghiệp hơn, bạn có thể lồng công thức của mình vào hàm IFERROR.
  • Ví dụ: =IFERROR(VLOOKUP(...), "Không tìm thấy").
  • Công thức này sẽ trả về chuỗi “Không tìm thấy” thay vì lỗi #N/A khó nhìn.

Lời khuyên chuyên gia: Các hàm thay thế tối ưu hơn

Trong khi hai phương pháp trên rất hiệu quả để “mở rộng” khả năng của VLOOKUP, các phiên bản Excel hiện đại đã cung cấp những công cụ mạnh mẽ hơn:

• INDEX & MATCH: Bộ đôi hàm “cổ điển” nhưng cực kỳ mạnh mẽ và linh hoạt. Ưu điểm lớn nhất là nó không yêu cầu cột tìm kiếm phải nằm ở đầu tiên, giúp bạn dò tìm dữ liệu tự do hơn.
• XLOOKUP (dành cho Excel 365 trở lên): Đây là hàm kế nhiệm hoàn hảo cho VLOOKUP. XLOOKUP được thiết kế để xử lý các tác vụ dò tìm một cách đơn giản, trực quan và có thể xử lý nhiều điều kiện một cách tự nhiên mà không cần các kỹ thuật phức tạp như trên.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel mới, hãy dành thời gian tìm hiểu về XLOOKUP. Nó chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong công việc hàng ngày.

Xem thêm

• 5 phím tắt trong Google Sheet giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
• Office 365 là gì? Ưu nhược điểm và giá thành so với các phiên bản Office 2019 thông thường
• Cách Tăng Tốc Laptop Windows 11: 10 Thủ Thuật Hiệu Quả Nhất