Bạn vừa dành hàng giờ đồng hồ để hoàn thành một tài liệu quan trọng, bỗng dưng máy tính sập nguồn hoặc Word đột ngột đóng lại. Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng trải qua cảm giác tim đập thình thịch và lo sợ công sức của mình “đổ sông đổ bể”. Đừng vội hoảng sợ! Microsoft Word thực chất được trang bị những tính năng “phao cứu sinh” để giúp bạn trong những tình huống trớ trêu này.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, phân loại theo từng tình huống cụ thể, để bạn có thể lấy lại file Word chưa lưu, bị ghi đè, hoặc thậm chí đã bị xóa.

File Word chưa lưu có khôi phục được không? (Cơ chế AutoRecover)

Tin vui là có thể! Microsoft Word có một cơ chế cứu cánh gọi là AutoRecover (tự động khôi phục). Tính năng này sẽ âm thầm tạo một phiên bản tạm thời của file bạn đang làm việc sau mỗi vài phút (mặc định là 10 phút). File tạm này có đuôi là .asd và được lưu trong một thư mục đặc biệt trên máy tính.

Khi có sự cố bất ngờ như mất điện hoặc Word bị treo, phiên bản tạm này chính là chìa khóa để khôi phục lại công việc của bạn. Tuy nhiên, cần lưu ý: nếu bạn chủ động đóng Word và chọn “Don’t Save” (Không lưu), Word sẽ hiểu rằng bạn không muốn giữ lại thay đổi và thường sẽ xóa tệp tạm này đi. Vì vậy, AutoRecover hiệu quả nhất trong các trường hợp sự cố ngoài ý muốn.

Sơ đồ đơn giản minh họa cơ chế AutoRecover: Người dùng gõ văn bản -> Word tự động tạo file tạm .asd sau mỗi 10 phút -> Sự cố sập nguồn -> Mở lại Word, file .asd được dùng để khôi phục.

Tình huống 1: Khôi phục File Word CHƯA LƯU sau sự cố (Sập nguồn, crash)

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Bạn đang soạn thảo một tài liệu mới hoàn toàn hoặc đang chỉnh sửa một file cũ nhưng chưa kịp nhấn Lưu thì sự cố xảy ra. Hãy bình tĩnh và làm theo các cách dưới đây.

Cách 1: Dùng tính năng “Recover Unsaved Documents” (Phương pháp được khuyên dùng)

Đây là phương pháp chính thống và có tỷ lệ thành công cao nhất. Ngay sau khi khởi động lại Word sau sự cố, hãy để ý khung “Document Recovery” (Phục hồi tài liệu) xuất hiện bên trái màn hình. Đây là cách nhanh nhất. Nếu không thấy khung này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Mở một file Word trắng.
  2. Vào menu File, chọn Info (Thông tin).
  3. Nhấp vào nút Manage Document (Quản lý tài liệu).
  4. Trong menu thả xuống, chọn Recover Unsaved Documents (Khôi phục các tài liệu chưa được lưu).
  5. Một cửa sổ sẽ hiện ra, liệt kê tất cả các file Word tạm (.asd) mà Word đã lưu. Hãy tìm file có thời gian gần nhất với lúc xảy ra sự cố, chọn nó và nhấn Open.
  6. Quan trọng: Ngay sau khi file được mở, hãy vào File -> Save As (Lưu thành) để lưu nó lại dưới dạng tệp .docx ở một vị trí an toàn trên máy tính của bạn.

Chụp màn hình giao diện Word, khoanh đỏ các bước: File -> Info -> Manage Document -> Recover Unsaved Documents.

Cách 2: Tìm kiếm tệp tạm (.asd) bằng File Explorer (Phương pháp thủ công)

Nếu cách 1 không hiệu quả, bạn có thể tự tìm đến “kho báu” mà Word đã cất giữ.

  1. Mở File Explorer trên Windows (biểu tượng thư mục trên thanh Taskbar).
  2. Dán một trong các đường dẫn sau vào thanh địa chỉ và nhấn Enter:
    • %localappdata%MicrosoftOfficeUnsavedFiles
    • %appdata%MicrosoftWord
  3. Tìm các tệp có đuôi là .asd. Đây chính là các file khôi phục tự động. Bạn có thể sắp xếp theo ngày tháng để tìm tệp gần nhất.
  4. Nhấp đúp vào tệp .asd bạn muốn mở. Nếu không được, hãy mở Word trước, sau đó vào File -> Open và duyệt đến thư mục này để mở tệp.
  5. Giống như cách trên, hãy Save As ngay lập tức để lưu lại file.

Lưu ý: Thư mục AppData là một thư mục ẩn. Nếu không thấy, bạn cần vào tab View trong File Explorer và tích vào ô Hidden items (Các mục ẩn).

Chụp màn hình cửa sổ File Explorer hiển thị thư mục UnsavedFiles với các tệp .asd bên trong.

Cách 3: Khôi phục từ tệp sao lưu (.wbk)

Phương pháp này chỉ áp dụng nếu bạn đã bật một tính năng nâng cao trong Word từ trước. Đó là tính năng “Always create backup copy” (Luôn tạo bản sao lưu) trong File > Options > Advanced > Save. Nếu đã bật, Word sẽ tạo một file có đuôi .wbk trong cùng thư mục với file gốc. Tệp này chứa phiên bản của tài liệu ngay trước lần lưu cuối cùng của bạn.

Chụp màn hình cài đặt Word, highlight tùy chọn "Always create backup copy" trong mục Advanced.

Tình huống 2: Khôi phục File Word ĐÃ LƯU nhưng bị GHI ĐÈ hoặc Phiên bản cũ

Bạn lỡ tay xóa một đoạn văn quan trọng rồi nhấn Lưu? Hoặc bạn muốn xem lại nội dung của file này từ tuần trước? Khả năng khôi phục trong trường hợp này phụ thuộc vào việc bạn có sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc các tính năng sao lưu của hệ điều hành hay không.

Phương pháp 1: Sử dụng “Version History” (Lịch sử Phiên bản)

Đây là tính năng cực kỳ mạnh mẽ dành cho người dùng Microsoft 365 (Office 365) lưu tài liệu trên OneDrive hoặc SharePoint. Nó hoạt động tương tự như lịch sử chỉnh sửa của Google Docs.

Điều kiện: Tệp của bạn phải được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint và tính năng AutoSave (Tự động lưu) phải đang bật.

  1. Mở file Word mà bạn muốn khôi phục phiên bản cũ.
  2. Nhấp vào tên tệp trên thanh tiêu đề ở trên cùng cửa sổ Word.
  3. Chọn Version History (Lịch sử Phiên bản).
  4. Một thanh công cụ sẽ hiện ra bên phải, liệt kê tất cả các phiên bản đã được lưu tự động theo ngày giờ.
  5. Nhấp vào một phiên bản để xem trước.
  6. Khi tìm thấy phiên bản mong muốn, bạn có thể chọn Restore (Khôi phục) để ghi đè lên phiên bản hiện tại hoặc Save a copy (Lưu một bản sao) để lưu nó thành một tệp mới.
[Video: Video ngắn minh họa quá trình: click vào tên tệp -> chọn Version History -> thanh bên hiện ra -> chọn một phiên bản và nhấn Restore.]

Phương pháp 2: Dùng Windows File History hoặc System Restore

Đây là giải pháp thay thế nếu bạn không dùng Microsoft 365. Tuy nhiên, nó đòi hỏi bạn phải thiết lập tính năng sao lưu của Windows từ trước.

  1. Tìm đến file Word bị ghi đè trong File Explorer.
  2. Nhấp chuột phải vào file và chọn Properties (Thuộc tính).
  3. Chuyển sang tab Previous Versions (Các phiên bản trước).
  4. Nếu bạn đã bật File History, Windows sẽ liệt kê các phiên bản cũ của tệp đã được lưu.
  5. Chọn phiên bản bạn muốn và nhấp vào Restore.

Tình huống 3: Khôi phục File Word ĐÃ BỊ XÓA VĨNH VIỄN

Bạn lỡ tay xóa file và dọn sạch cả Thùng rác (Recycle Bin)? Đây là tình huống khó khăn nhất, nhưng vẫn còn một chút hy vọng.

  1. Kiểm tra Thùng rác (Recycle Bin) lần nữa: Đây là bước đầu tiên và đơn giản nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ sót.
  2. Kiểm tra sao lưu đám mây: Nếu bạn đồng bộ file với OneDrive, Google Drive, hoặc Dropbox, hãy kiểm tra thư mục “Thùng rác” hoặc “Các mục đã xóa” trên phiên bản web của các dịch vụ này. Chúng thường giữ lại file đã xóa trong một khoảng thời gian (ví dụ: 30 ngày).
  3. Sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu: Nếu các cách trên đều thất bại, bạn có thể thử dùng các phần mềm của bên thứ ba chuyên về khôi phục dữ liệu như Recuva (miễn phí).
    Cảnh báo quan trọng: Ngay khi nhận ra đã xóa nhầm tệp, hãy ngừng sử dụng máy tính ngay lập tức. Việc tiếp tục lướt web, cài đặt phần mềm hay sao chép dữ liệu có thể ghi đè lên vị trí của tệp đã xóa trên ổ cứng, làm cho việc khôi phục trở nên bất khả thi.

Thiết lập AutoRecover và AutoSave để phòng ngừa rủi ro

“Phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Dành vài phút để thiết lập Word một cách tối ưu có thể cứu bạn khỏi nhiều giờ làm việc lại trong tương lai.

Cấu hình thời gian và đường dẫn AutoRecover tối ưu

Mặc định, Word tự động lưu sau mỗi 10 phút. Bạn có thể rút ngắn thời gian này để tăng độ an toàn.

  1. Vào File -> Options (Tùy chọn).
  2. Chọn tab Save (Lưu).
  3. Tại dòng “Save AutoRecover information every”, hãy giảm số phút xuống còn 3 hoặc 5 phút. (Không nên đặt quá ngắn như 1 phút vì có thể làm Word bị giật nhẹ trên các máy cấu hình yếu).
  4. Đảm bảo ô “Keep the last AutoRecovered version if I close without saving” đã được tích.

Chụp màn hình cửa sổ Word Options, tab "Save", khoanh đỏ vào mục "Save AutoRecover information every" và "AutoRecover file location".

Đảm bảo AutoSave hoạt động khi dùng Microsoft 365

AutoRecover và AutoSave là hai tính năng khác nhau.

  • AutoRecover: Tạo file sao lưu tạm thời trên máy tính để phòng sự cố sập nguồn.
  • AutoSave: Lưu các thay đổi của bạn gần như ngay lập tức lên đám mây (OneDrive/SharePoint), đồng thời tạo ra lịch sử phiên bản (Version History).

Để tận dụng AutoSave, hãy tạo thói quen lưu các tài liệu quan trọng vào thư mục OneDrive được đồng bộ trên máy tính của bạn. Khi đó, nút gạt AutoSave ở góc trên bên trái Word sẽ tự động bật.

[Ảnh: Chụp màn hình góc trên bên trái của giao diện Word, chỉ rõ nút gạt “AutoSave” đang ở trạng thái Bật (On).]

Xem thêm

Câu hỏi thường gặp

Tại sao tôi không thấy file khôi phục (.asd) trong thư mục?

Có một vài lý do: bạn đã vô tình chọn “Don’t Save” khi đóng Word, sự cố xảy ra quá nhanh trước khi chu kỳ AutoRecover kịp hoạt động, hoặc thư mục UnsavedFiles đang bị ẩn. Hãy luôn kiểm tra cài đặt “Show hidden items” trong File Explorer trước khi kết luận.

AutoSave và AutoRecover khác nhau thế nào?

Hãy nhớ đơn giản thế này:

  • AutoRecover là “phao cứu sinh” khi máy sập nguồn, hoạt động trên các file lưu cục bộ.
  • AutoSave là “cỗ máy thời gian” cho phép bạn quay lại phiên bản cũ, chỉ hoạt động khi bạn lưu file trên đám mây (OneDrive/SharePoint).

Nếu Word bị treo (Not Responding), tôi nên làm gì?

Đừng vội vàng tắt chương trình! Hãy kiên nhẫn chờ đợi vài phút. Đôi khi Word chỉ đang xử lý một tác vụ nặng (như chèn một ảnh lớn) và sẽ phản hồi lại sau đó. Nếu bắt buộc phải tắt Word qua Task Manager (Trình quản lý tác vụ), hãy mở lại Word ngay lập tức để kiểm tra khung Document Recovery. Đó là hy vọng lớn nhất của bạn.